Телефония в офисе - как организовать?

телефония в офисе как рис.1

VoIP, или Voice over IP, является услугой, обычно называемой «Интернет-телефония». Между тем, это гораздо больше, чем просто телефонные услуги в офисе.

Почему VoIP?

VoIP - это более экономичное решение, чем традиционный телефон. В классической телефонии сигнал между абонентами передается независимо от того, общаются ли подключенные люди друг с другом или нет. В случае VoIP пересылка пакетов происходит только в случае фактически записанных данных (голоса), а не тишины.

Примечание: VoIP использует RTP (транспортный протокол реального времени) для передачи данных. Каждый пакет данных, передаваемый в соответствии с этим протоколом, содержит информацию о данных, порядковый номер и отметку времени. Особенностью протокола RTP является двусторонняя связь в режиме реального времени. Именно благодаря ей можно проводить «интернет-звонки». Однако RTP является необходимым условием, но не достаточным. Протокол RTP не обеспечивает контроль качества передачи пакетов, поэтому используемые сегодня методы VoIP используют дополнительные протоколы QoS (качество обслуживания), то есть обеспечивают адекватное качество передачи, такое как SIP (протокол инициации сеанса), эффективно вытесняя старый и очень популярный протокол H.323.

VoIP - где ее использовать?

Вы можете пользоваться услугами VoIP как дома, так и в компании. Для частных лиц услуги VoIP - это обычно просто интернет-телефония. В бизнесе «связь через Интернет» обычно имеет гораздо более продвинутый облик. Компании используют цифровые биржи, передовые телекоммуникационные системы и решения, такие как колл-центр или контакт-центр.

Но на самом деле техника голосовой связи с использованием VoIP - это решение абсолютно для всех. Многие люди связывают VoIP со сложным оборудованием, инфраструктурой и сложным обслуживанием. Ничего более неправильного. Конечно, конкретные реализации могут варьироваться в зависимости от потребностей пользователей (потребителей, компании) или целей, которые мы хотим достичь с помощью VoIP (простое голосовое соединение с другом из Интернета или создание расширенного центра обработки вызовов). И все же, чтобы начать использовать VoIP, вам нужно всего несколько минут.Единственное, что вам нужно для подключения к другому человеку с помощью VoIP, - это компьютер, подключенный к Интернету, или смартфон, также подключенный к Интернету, и соответствующее программное обеспечение. Однако имеет ли смысл VoIP в эпоху универсальной мобильной телефонии, часто с фиксированными тарифами или пакетами «бесплатных минут» с фиксированной ставкой? Конечно.

Низкая стоимость такой телефонии

телефония в офисе как рис.2

Очень низкая стоимость VoIP звонков на стационарные и мобильные телефоны, как в России, так и за ее пределами, является фактом. Вызов VoIP с любого мобильного номера в мире за несколько копеек, безусловно, является более конкурентоспособным тарифом, чем тот, который предлагают мобильные операторы . Как будто этого было недостаточно для звонков внутри сети данного оператора VoIP, мы обычно ничего не платим за звонки. Конечно, мобильные сети сегодня также предлагают «бесплатные» или «безлимитные звонки», но правда в том, что это бесплатно и без ограничений заканчивается, когда нам нужно связаться с кем-то еще.

Реализация VoIP

Внедрение VoIP-телефонии в офисе дает неограниченные возможности по настройке коммуникационных соединений во всей компании. Хотя стационарная телефония постепенно вытесняется мобильной телефонией в течение многих лет, она все еще может многое предложить в самых современных выпусках.

Внедрение телефонных станций позволяет использовать следующие функции в контактной системе компании:

1. Телеконференции и видеоконференции.
2. IVR - тональный выбор пунктов меню.
3. Голосовая почта.

Предлагаемое решение дает возможность получать уведомления на указанный телефонный номер от внешнего оператора VoIP-телефонии.

Другие преимущества

телефония в офисе как рис.3
  1. Другим большим преимуществом интернет-телефонии является возможность использования назначенного номера за пределами компании, например, во время деловых поездок или выполнения удаленной работы.
  2. Внедрение стационарной телефонии VoIP даст каждому сотруднику телефонный звонок с минимальными фиксированными затратами. Компания оплатит фактическое использование телефонии. Точно так же, как грузовикам не выгодно ездить без нагрузки, компаниям не выгодно платить фиксированный тариф за безлимитные звонки, поскольку сотрудники все равно не будут ими пользоваться.
  3. Хотя каждый сотрудник должен быть доступен, не все звонят за пределы компании. На большинстве предприятий один или два отдела отвечают за большинство исходящих звонков (обычно это отдел продаж и обслуживания клиентов).
  4. Однако даже здесь наблюдается тенденция к снижению - компании стремятся и будут все больше стремиться к тому, чтобы клиенты звонили им, а не наоборот. Проблема заключается не в стоимости исходящих кампаний (на рынке медицинских и банковских услуг всегда будут присутствовать организации, для которых необходим активный контакт с массовыми клиентами), а в том, что их общение уменьшается (неприязнь потребителей к навязчивой рекламной деятельности возрастает) и дополнительные юридические ограничения, налагаемые на предпринимателей (в основном, связанных с защитой личных данных, например, GDPR). Это означает, что важность исходящих кампаний в контакте с существующими клиентами возрастает и уменьшается при приобретении новых.
телефония в офисе как рис.4

Провоцирование клиентов связаться по телефону намного выгоднее, и телефон становится важным каналом связи, доступным, например, в онлайн-кампаниях. Эта тенденция прослеживается в новых продуктах, появляющихся на рынке: апплеты для сайтов, обеспечивающие быструю настройку соединения, или возможность связи между телефонными станциями VoIP и аналитикой для отслеживания конверсий по телефону.

Низкие или незначительные затраты на оборудование

VoIP-телефония позволяет вам получить значительную экономию на оборудовании для звонков - потому что теоретически оно может обходиться без него (хотя разговаривать с ноутбуком без гарнитуры с микрофоном может быть неудобно).

Другой сильной стороной VoIP-телефонии является ее фактическая независимость от оборудования и возможность совершать звонки с любой платформы, где можно установить любое приложение (клиент), которое позволяет совершать звонки - независимо от того, IP-телефон, смартфон, планшет или ПК. Компания имеет большую свободу в определении того, как должны звонить ее сотрудники, что оказывает огромное влияние на расходы - самая дешевая гарнитура с микрофоном стоит уже 20 злотых.

Большинство профессиональных горячих линий основаны на настольных приложениях, а сотрудники используют наушники с микрофонами. Это дешево (особенно для больших реализаций) и позволяет человеку, занятому одновременно разговаривать, работать с компьютером.